TEMA: PUNTO 10 DEL PROTOCOLO PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS, DIGITALIZACIÓN Y CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE – No es posible acumular varias actuaciones en un solo documento electrónico, pues esto impide establecer con precisión y claridad si el dosier está completo, o no, y si hay alguna actuación que se halle pendiente de ser incorporada digitalmente al plenario.
HECHOS: Se emitió decisión de fondo decretando la nulidad relativa por dolo de la escritura pública Nro. 3079 de 30 de agosto de 2007 de la Notaría 17 del Círculo de Medellín y denegando las pretensiones formuladas frente a la escritura pública 4263 de 28 de noviembre de 2007 de la Notaría 17 del Círculo de Medellín. En la misma diligencia se propuso la apelación por la parte demandante por lo cual se hizo la remisión del proceso al Tribunal para resolver el asunto. No obstante, al examinar el expediente digital remitido, se evidencia que este no fue indebidamente integrado, situación que impide continuar con el trámite de segunda instancia.
TESIS: (…) con el paso del formato físico al digital en el manejo de procesos al examen preliminar tradicional contemplado en el artículo 325 del C.G.P., fue necesario adicionar el análisis de la debida conformación y disponibilidad del expediente, siguiendo con lo previsto en los artículos 122 del Código General del Proceso y 4 de la Ley 2213 de 2022. En particular, se ha expresado que todo expediente contentivo de un proceso judicial debe estar ajustado a lo previsto en el «Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación del Expediente», contenido en los artículos 21 y 33 del Acuerdo PCSJA20-11567 y el Anexo 1 de la Circular PCSJC21–6 del Consejo Superior de la Judicatura (…). Según expresa el Protocolo, la correcta formación y archivo de los procesos gestionados electrónicamente requiere el seguimiento estricto de un conjunto de pasos que aseguren su integridad, fiabilidad y autenticidad. (…) el punto 10 del Protocolo enseña: «cada documento o pieza procesal del expediente de manera individual de manera que sea posible aplicar las pautas de organización, identificación y registro de cada uno de los documentos en el índice electrónico». Es decir, no es aceptable la realización de mega archivos que contengan toda la actuación procesal hecha en físico, sino que al momento de digitalizar un proceso deben seguirse las mismas reglas de orden contempladas para documentos electrónicos. Así, al momento de pasar un expediente de formato físico a digital, corresponde al juzgado de conocimiento digitalizar una a una las actuaciones surtidas siguiendo un orden lógico, ejemplo 001Demanda.pdf; 002AnexosDemanda.pdf; 003AutoInadmisorio.pdf; 004Subsanacion.pdf; 005AnexosSubsanacion.pdf; 006AutoAdmisorio.pdf; y así sucesivamente. Siendo imperativo verificar que se cumplan los mandatos mínimos de calidad del archivo digital prescritos por el Protocolo, y que cada uno de los archivos generados sea correctamente empadronado en el Índice Electrónico o «archivo00» individual de cada carpeta procesal y el general, cuando la norma procesal autoriza la apertura de nuevas carpetas, en este índice adicional se relacionan todos los cuadernos del expediente y el contenido de cada uno de ellos. (Numeral 7.5 del Protocolo). En este caso se advierte que los primeros 30 documentos del expediente son mega archivos que conjuntan muchas actuaciones surtidas dentro del proceso, sin haberse seguido las reglas contenidas en el numeral 10 del Protocolo, esto es, digitalizar una a una las actuaciones hechas físicamente e irlas empadronando una a una en el índice electrónico. Asimismo, los archivos 031 – 034 contienen información repetida en otros documentos. Si bien puede haber actuaciones que individualmente tengan muchos folios, como el caso de un grupo grande de anexos que en su momento aportó una de las partes, o que fueron remitidos por una entidad requerida dentro del pleito, o que corresponden a copias enviadas a otra dependencia. No se observa que sea ese el caso, puesto que se ven varias actuaciones acumuladas en un solo documento electrónico. El problema de los súper archivos es que estos impiden establecer con precisión y claridad si el dosier está completo, o no, y si hay alguna actuación que se halle pendiente de ser incorporada digitalmente al plenario. En consecuencia, se dispondrá la devolución del expediente al juzgado de conocimiento para que proceda a rehacer la captura, empadronamiento y almacenamiento de los documentos que nacieron físicamente en el expediente digital, de suerte que cada pieza procesal física esté debidamente individualizada, y registrada en el dosier, siguiendo las pautas del numeral 10 del Protocolo.
M.P. NATTAN NISIMBLAT MURILLO
FECHA: 07/05/2024
PROVIDENCIA: AUTO